Jumat, 23 September 2011

“PROSES PEMBUATAN DATA BARU PERUSAHAAN PADA MYOB ACCOUNTING PLUS v-13”

BAB II
PEMBAHASAN MATERI

A.     Langkah – langkah Membuat Data Baru Perusahaan
MYOB accounting adalah program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. Dalam myob terdapat sejumlah fasilitas-fasiltas yaitu pemasukan daftar akun, pengaturan ( setup ), mengelola Bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, laba rugi dan sebagainya.
Myob Accounting merupakan paket program komputer untuk olah data akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). Program dibuat oleh MYOB Limited Australia, selanjutnya software ini telah dipakai dan dikembangkan di beberapa negara lain. MYOB sudah menyediakan chart of account (daftar rekening) siap pakai menggunakan bahasa Inggris untuk 105 jenis perusahaan.
Beberapa keunggulan Myob Accounting antara lain:
1.      MYOB Acounting mudah dimengerti dan dipelajari, sehingga kendala untuk mengoperasikannya menjadi sangat kecil. Fungsi-fungsi yang terdapat pada software ini didefinisikan dan dikelompokkan secara jelas, daan serupa dengan fungsi-fungsi yang dilakukan pada kegiatan akuntansi manual sehari-hari. Kitadapat langsung memilihnya tanpa harus memilih serangkaian perintah dari menu yang tersedia.
2.      MYOB Accounting sangat fleksibel dan langsung dapat dioperasikan, tanpa menuntut prasyarat yang harus dikerjakan sebelumnya. Software ini hampir seratus persen memenuhi prinsip GAAP ( Generally Accepted Accounting Principles ) dan SAK ( Standar Akuntansi Keuangan ). Sehingga perusahaan tidak perlu bersusah payah memodifikasi sistem akuntansi ini.
3.      MYOB Accounting tumbuh sejalan dengan perkembangan perusahaan.
4.      MYOB Accounting dapat menangani transaksi-transaksi dan laporan keuangan dengan nilai di atas satu Milyar Rupiah.
Berikut akan diuraikan proses dan langkah – langkah membuat data baru perusahaan pada  MYOB Accounting V-13.
1.      Membuka Jendela MYOB Accounting V-13
Sebelum kita menggunakan menggunakan MYOB, terlebih dahulu kita akan memasukkan data perusahaan ke dalam MYOB. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :
a.       Klik tombol Start pada Taskbard
b.      Klik All Program, pilih MYOB Accounting v13 (MYOB Accounting v13). Selanjutnya akan tampil jendela “Welcome To MYOB Accounting” yang berisikan:
http://2.bp.blogspot.com/_FS_6K8NnDuY/SU7CMdqM68I/AAAAAAAAAAM/lG_-n7PGXxw/s320/myob.jpg
Gambar 1
Kotak Dialog Welcome to MYOB Accounting
-    Open Your Company File, digunakan untuk membuka file yang pernah disimpan (file DAT*)
-   Create A New Company File, digunakan untuk membuat data perusahaan baru.
-   Explore The Sample Company, digunakan untuk membuka file contoh yang telah disediakan oleh MYOB.
-   What’s New In This Version, digunakan untuk melihat fitur – fitur baru yang terdapat pada MYOB Versi ini.
-   Exit Myob Accounting, digunakan untuk mengakhiri pemakaian program MYOB.

2.      Membuat data Perusahaan Baru
Untuk membuat data perusahaan baru, kita tinggal memilih tombol Create A New company file diatas, maka akan tampil jendela informasi A New Company File Assistant yang berisi teks Introduction (pengenalan). Kemudian Klik tombol Next seperti pada gambar berikut. Klik next, untuk lanjut ke tahap pengisian data perusahaan
Gambar 2
Kotak dialog New Company File Assistant
3.      Memasukan Data Perusahaan
Untuk memasukan data perusahaan pada wizard company information, kita mengisi data perusahaan sesuai dengan perusahaan yang sudah dipersiapkan. Seperti pada gambar berikut. Jika selesai tekan tombol Next.
Gambar 3
Mengisi Data Perusahaan
4.      Mengisi Peroide Akuntansi
Setelah selesai di klik next, kita  akan mengisi periode akuntansi yang akan digunakan oleh perusahaan. Coba kita ikuti petunjuk berikut ini:
-   Current financial year ((2010)) : isi tahun pembukuan.
-   Last mount of financiak year ((Desember)): isi akhir periode pembukuan.
-   Conversion mount ((Januari)) : isi awal periode pembukuan.
-   Number of accounting periode ((Twelve)) : isi jumlah periode.
-   Klik next.
Gambar 4
Kotak Periode Akuntansi
5.      Mengisi Informasi Periode Akuntansi
Akan tampil informasi periode Akuntansi sesuai dengan pengaturan yang telah kita lakukan sebelumnya, kemudian klik tombol Next jika ada kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya. Seperti gambar berikut
Gambar 5
Informasi Periode Akuntansi
6.      Memilih Cara Pembuatan Daftar Akun
Selanjutnya pada  Wizard Accounts List kita akan memilih cara pembuatan daftar akun yang diinginkan. Klik next, untuk menampilkan informasi periode akuntansi sesuai dengan peraturan yang telah dilakukan pada kotak pilihan Build Your Account List, maka kita akan menentukan cara pembuatan daftar akun yang akan digunakan, yaitu ada tiga pilihan:
-   I would like to start with one of the lists provided by MYOB Accounting, Artinya kita akan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB.
-   I would like to import to list of account provided by my accountant ofter I’m done creating my company file, Artinya kita akan mengimpor daftar akun dari file lain.
-   I would like to buil my accounts list one I begin using MYOB, Artinya kita akan membuat sendiri daftar akun secara langsung.
Gambar 6
Memilih Cara Pembuatan Akun

7.      Menentukan Jenis Usaha
Pada bagian Industry Classification, kita memilih All untuk menampilkan semua kelompok usaha.
8.      Menentukan Tipe Usaha
Pada bagian Type Of Bussines klik panah Drop down, maka akan tampil kotak dialog Select from list, pilih type usaha yang dijalankan, klik Retail Bussiness, other, lalu klik Use Business Type. Seperti gambar berikut.
Gambar 7
Menentukan Tipe Usaha
Perhatikan gambar diatas, pada bagian Account List akan ditampilkan daftar akun sesuai dengan jenis atau tipe usaha yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk lanjut ke tahap berikutnya tinggal klik tombol Next.
9.      Menentukan Posisi Penyimpanan File
Berikutnya pada Wizard Company file yang memberitahukan posisi file akan disimpan, standarnya MYOB akan menentukan alamat file pada C:\myob13\PT_RUSLAN_CIKOLE_05_Tbk.dat, seperti pada Gambar 8. Klik tombol Next  jika kita ingin merubah posisi penyimpanan file, klik tombol Change lalu tentukan drive atau folder dimana file akan disimpan berikut dengan nama filenya.
Gambar 8
Posisi Penyimpanan File
Kemudian proses pembuatan file perusahaan baru akan diproses. Berikutnya akan tampil Congratulation! Artinya proses pembuatan file sukses, untuk masuk ke Menu utama MYOB, klik tombol Command Centre. Seperti gambar berikut
Gambar 9
B.     Mengenal area kerja MYOB Accounting v-13
Menu utama MYOB Accounting Plus13 ditampilkan
Gambar 10
Area kerja MYOB Accounting Plus V13
MYOB Acccounting V 13 di lengkapi dengan delapan modul yang di tunjukkan dengan beberapa fungsi yang terdapat di Commad Centre, yaitu :
1)      Account, adalah komponen utama aktivitas sistem akuntansi peusahaan dan merupakan ringkasan dari seluruh aktivitas perusahaan tersebut.
2)      Banking, berfungsi untuk memasukkan transaksi-transaksi penerimaan, pengeluaran kas serta merekonsiliasi rekening koran dengan akun-akun bank pada buku besar.
3)      Sales, berfungsi untuk mencatat aktivitas - aktivitas penjualan, pembayaran pelanggan, dan penerbitan laporan-laporan yang terkait.
4)      Purchase, berfungsi untuk mencatat aktivitas-aktivitas pembelian, pembayaran kepada pemasok.
5)      Time Billing, berfungsi untuk mendefinisikan aktivitas-aktivitas, mencatat slip-slip aktivitas, menyiapkan faktur tagihan untuk aktivitas akuntansi yang dapat di bebankan.
6)      Inventory, berfungsi untuk mencatat aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pemeliharaan item-item persediaan.
7)      Payroll, berfungsi untuk mencatat transaksi penggajian karyawan atau pegawai meliputi perhitungan gaji pokok dan bonus.
8)      Card File, berfungsi untuk membuat, mencari, menampilkan, mengubah, dan mengelompokkan catatan individu, perusahaan dan lembaga tersebut.

C.     Mengakhiri Program MYOB
Untuk mengakhiri program MYOB Accounting, ikuti langkah – langkah berikut ini :
1.      Klik menu File > Exit
2.      Kotak Myob Accounting ditampilkan dan bertanya apakah anda ingin salain kembali (back up), jika Ya klik tombol yes.
3.      Selanjutnya pada bagian Myob Company file Backup, tandai opsi Backup all data dan Check Company File for error. Lalu klik tombol Continue.
4.      Proses pemeriksaan kesalahan sedang dilakukan, setelah selesai akan tampil kontak konfirmasi yang memberitahukan bahwa tidak terjadi kesalahan pada data anda, Klik Ok.
5.      Selanjutnya akan tampil kotak dialog Backup, ketik nama file Backup. Pada bagian name, lalu klik yes
6.      Proses Backup dilakukan, setelah selesai aplikasi Myob akan langsung tertutup.